Prinsip kedua adalah kebenaran dan kelengkapan informasi penting. Jika database Anda berisi informasi yang salah, laporan apa pun yang menarik informasi dari database juga akan berisi informasi yang salah. Sebagai hasilnya, keputusan apa pun yang Anda buat yang didasarkan pada laporan tersebut akan salah informasi. Menyediakan akses dengan informasi yang diperlukan untuk menggabungkan informasi dalam tabel bersama-sama sesuai keperluan. Kumpulkan semua tipe informasi yang mungkin ingin Anda Rekam dalam database, seperti nama produk dan nomor pesanan.
Membagi item informasi Anda ke dalam entitas utama atau subjek, seperti produk atau pesanan. Setiap subjek kemudian menjadi tabel. Putuskan informasi yang ingin Anda simpan di setiap tabel. Setiap item menjadi bidang, dan ditampilkan sebagai kolom dalam tabel.
Misalnya, tabel karyawan mungkin menyertakan bidang seperti nama belakang dan tanggal Penyewaan. Pilih kunci utama setiap tabel. Kunci utama adalah kolom yang digunakan untuk mengidentifikasi secara unik setiap baris.
Contohnya mungkin id produk atau ID pesanan. Lihat setiap tabel dan putuskan bagaimana data dalam satu tabel terkait dengan data dalam tabel lain. Tambahkan bidang ke tabel atau Buat tabel baru untuk mengklarifikasi hubungan, sebagaimana diperlukan.
Menganalisis desain Anda untuk kesalahan. Buat tabel dan tambahkan beberapa data sampel data. Lihat apakah Anda bisa mendapatkan hasil yang Anda inginkan dari tabel Anda.
Sesuaikan desain sesuai keperluan. Terapkan aturan normalisasi data untuk melihat apakah tabel Anda terstruktur dengan benar. Lakukan penyesuaian pada tabel, jika diperlukan. Ini adalah ide yang baik untuk menuliskan tujuan database pada kertas — tujuannya, bagaimana Anda mengharapkan untuk menggunakannya, dan siapa yang akan menggunakannya. Untuk database kecil untuk bisnis berbasis rumah, misalnya, Anda mungkin menulis sesuatu yang sederhana seperti "database pelanggan menyimpan daftar informasi pelanggan untuk tujuan pembuatan surat dan laporan.
Idenya adalah untuk memiliki pernyataan misi yang dikembangkan dengan baik yang bisa dirujuk di seluruh proses desain. Memiliki pernyataan tersebut membantu Anda memfokuskan pada tujuan saat Anda membuat keputusan. Untuk menemukan dan menata informasi yang diperlukan, mulai dengan informasi yang sudah ada.
Misalnya, Anda dapat merekam pesanan pembelian dalam buku besar atau menyimpan informasi pelanggan pada formulir kertas dalam kabinet file.
Kumpulkan dokumen tersebut dan cantumkan setiap tipe informasi yang diperlihatkan misalnya, setiap kotak yang Anda isi pada formulir. Jika Anda tidak memiliki formulir yang sudah ada, bayangkan sebagai gantinya Anda harus mendesain formulir untuk merekam informasi pelanggan.
Informasi apa yang akan Anda kenakan pada formulir? Kotak isian isi apa yang akan Anda buat? Mengidentifikasi dan mencantumkan setiap item ini. Misalnya, saat ini Anda menyimpan daftar pelanggan di kartu indeks. Memeriksa kartu ini mungkin memperlihatkan bahwa setiap kartu menampung nama pelanggan, alamat, kota, negara bagian, kode pos dan nomor telepon. Setiap item ini mewakili kolom potensial dalam tabel. Saat Anda mempersiapkan daftar ini, jangan khawatir tentang membuatnya sempurna pada awalnya.
Sebagai gantinya, cantumkan setiap item yang terlintas dalam pikiran. Jika orang lain akan menggunakan database, mintalah ide mereka juga. Anda dapat menyempurnakan daftar nanti. Berikutnya, pertimbangkan tipe laporan atau surat yang mungkin ingin Anda hasilkan dari database.
Misalnya, Anda mungkin menginginkan laporan penjualan produk untuk memperlihatkan penjualan menurut kawasan, atau laporan ringkasan inventaris yang memperlihatkan tingkat inventaris produk.
Anda mungkin juga ingin menghasilkan surat formulir untuk dikirimkan kepada pelanggan yang mengumumkan acara penjualan atau menawarkan premi. Rancang laporan dalam pikiran Anda, dan bayangkan tampilannya. Informasi apa yang akan Anda tempatkan pada laporan? Cantumkan setiap item. Lakukan hal yang sama untuk surat formulir dan untuk laporan lain yang Anda antisipasi untuk dibuat.
Memberikan pemikiran ke laporan dan surat Anda mungkin ingin membuat membantu Anda mengidentifikasi item yang akan Anda perlukan dalam database Anda. Misalnya, Anda memberi pelanggan kesempatan untuk ikut atau keluar dari pembaruan email berkala, dan Anda ingin mencetak daftar orang yang telah memilih ikut.
Untuk merekam informasi tersebut, tambahkan kolom "Kirim email" ke tabel pelanggan. Untuk setiap pelanggan, Anda dapat mengatur bidang ke ya atau tidak. Persyaratan untuk mengirim pesan email ke pelanggan menyarankan untuk merekam item lain. Begitu Anda tahu bahwa pelanggan ingin menerima pesan email, Anda juga perlu mengetahui alamat email tempat mengirimkannya. Oleh karena itu, Anda perlu merekam alamat email untuk setiap pelanggan. Masuk akal untuk membuat prototipe dari setiap laporan atau daftar output dan mempertimbangkan item apa yang akan Anda perlukan untuk menghasilkan laporan.
Misalnya, saat Anda memeriksa surat formulir, beberapa hal mungkin terpikirkan. Jika Anda ingin menyertakan salam yang tepat — misalnya, string "Mr. Selain itu, Anda mungkin akan memulai Surat dengan "Dear Mr. Smith", daripada "Dear. Mr Sylvester Smith ". Ini menyarankan Anda biasanya ingin menyimpan nama belakang yang terpisah dari nama depan. Poin penting untuk diingat adalah Anda harus memisahkan setiap bagian informasi ke bagian terkecil yang berguna.
Dalam kasus nama, untuk membuat nama belakang tersedia, Anda akan memecah nama menjadi dua bagian — nama depan dan nama belakang. Untuk mengurutkan laporan dengan nama belakang, misalnya, ini membantu agar nama belakang pelanggan disimpan secara terpisah. Secara umum, jika Anda ingin mengurutkan, mencari, menghitung, atau melaporkan berdasarkan item informasi, Anda harus meletakkan item tersebut di bidangnya sendiri.
Pikirkan pertanyaan yang mungkin Anda inginkan untuk dijawab database. Misalnya, berapa banyak penjualan produk unggulan Anda yang Anda tutup bulan lalu? Di mana pelanggan terbaik Anda tinggal? Siapa pemasok untuk produk terlaris Anda? Mengantisipasi pertanyaan ini akan membantu Anda masuk ke item tambahan untuk direkam. Untuk membagi informasi ke dalam tabel, pilih entitas utama, atau subjek. Misalnya, setelah menemukan dan menata informasi untuk database penjualan produk, daftar Pendahuluan mungkin terlihat seperti ini:.
Entitas utama yang diperlihatkan di sini adalah produk, pemasok, pelanggan, dan pesanan. Oleh karena itu, masuk akal untuk memulai dengan empat tabel ini: satu untuk fakta tentang produk, satu untuk fakta tentang pemasok, satu untuk fakta tentang pelanggan, dan satu untuk fakta tentang pesanan.
Meskipun ini tidak menyelesaikan daftar, itu adalah titik awal yang baik. Anda dapat terus menyempurnakan daftar ini hingga Anda memiliki desain yang berfungsi baik. Saat pertama kali meninjau daftar item awal, Anda mungkin tergoda untuk menempatkannya dalam satu tabel, dan bukan empat yang diperlihatkan dalam ilustrasi sebelumnya. Anda akan mempelajari mengapa itu adalah ide yang buruk. Pertimbangkan sejenak, tabel diperlihatkan di sini:. Dalam kasus ini, setiap baris berisi informasi tentang produk dan pemasoknya.
Karena Anda bisa memiliki banyak produk dari pemasok yang sama, nama pemasok dan informasi alamat harus diulang berkali-kali. Ruang disk kosong ini. Merekam informasi pemasok hanya sekali dalam tabel pemasok terpisah, lalu menautkan tabel tersebut ke tabel produk, adalah solusi yang jauh lebih baik. Masalah kedua dengan desain ini terjadi ketika Anda perlu mengubah informasi tentang pemasok.
Misalnya, Anda perlu mengubah alamat pemasok. Karena muncul di banyak tempat, Anda mungkin secara tidak sengaja mengubah alamat di satu tempat, tapi lupa untuk mengubahnya di yang lain. Merekam alamat pemasok hanya dalam satu tempat menyelesaikan masalah. Saat Anda mendesain database Anda, selalu Cobalah untuk merekam setiap fakta sekali saja. Jika Anda menemukan informasi yang sama di lebih dari satu tempat, seperti alamat untuk pemasok tertentu, tempatkan informasi tersebut dalam tabel terpisah.
Terakhir, anggaplah hanya ada satu produk yang dipasok oleh kilang anggur Coho, dan Anda ingin menghapus produknya, tapi mempertahankan nama dan informasi alamat pemasok. Bagaimana Anda menghapus catatan produk tanpa juga kehilangan informasi pemasok? Anda tidak bisa. Karena setiap catatan berisi fakta tentang produk, serta fakta tentang pemasok, Anda tidak bisa menghapusnya tanpa menghapusnya.
Untuk mempertahankan fakta yang terpisah, Anda harus memisahkan satu tabel menjadi dua: satu tabel untuk informasi produk, dan tabel lain untuk informasi pemasok. Menghapus catatan produk hanya harus menghapus fakta tentang produk, bukan fakta tentang pemasok. Setelah Anda memilih subjek yang diwakili oleh tabel, kolom dalam tabel tersebut sebaiknya menyimpan fakta-fakta tentang subjek. Misalnya, tabel produk sebaiknya menyimpan fakta hanya tentang produk. Karena alamat pemasok adalah fakta tentang pemasok, dan bukan fakta tentang produk, itu milik pemasok.
Untuk menentukan kolom dalam tabel, tentukan informasi yang perlu Anda Lacak tentang subjek yang direkam dalam tabel. Misalnya, untuk tabel pelanggan, nama, alamat, kota-negara-zip, kirim email, salam, dan alamat email terdiri dari daftar kolom yang baik. Setiap catatan dalam tabel berisi kumpulan kolom yang sama, sehingga Anda bisa menyimpan nama, alamat, kota-negara-zip, mengirim email, salam dan informasi alamat email untuk setiap catatan.
Misalnya, kolom alamat berisi alamat pelanggan. Setiap catatan berisi data tentang satu pelanggan, dan bidang alamat berisi alamat untuk pelanggan tersebut.
Setelah menentukan kumpulan kolom awal untuk setiap tabel, Anda dapat menyempurnakan kolom lebih lanjut. Misalnya, masuk akal untuk menyimpan nama pelanggan sebagai dua kolom terpisah: nama depan dan nama belakang, sehingga Anda dapat mengurutkan, mencari, dan mengindeks pada kolom tersebut. Jika Anda ingin melakukan pencarian, memfilter atau mengurutkan operasi menurut negara bagian, misalnya, Anda memerlukan informasi status yang disimpan dalam kolom terpisah.
Anda juga harus mempertimbangkan apakah database hanya akan menyimpan informasi yang berasal dari domestik, atau juga internasional. Demikian pula, kode pos lebih masuk akal daripada kode pos jika Anda akan menyimpan alamat internasional. Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak boleh menyimpan hasil perhitungan dalam tabel. Sebagai gantinya, Anda dapat mengakses perhitungan saat Anda ingin melihat hasilnya. Misalnya, ada produk pada laporan pesanan yang menampilkan subtotal unit pada urutan untuk setiap kategori produk dalam database.
Namun, tidak ada unit pada kolom subtotal urutan dalam tabel apa pun. Sebagai gantinya, tabel Products menyertakan unit pada kolom urutan yang menyimpan unit pada urutan untuk setiap produk. Dengan data tersebut, Access menghitung subtotal setiap kali Anda mencetak laporan. Subtotal itu sendiri tidak boleh disimpan dalam tabel. Menyimpan informasi di bagian logiknya yang terkecil. Anda mungkin tergoda untuk memiliki satu bidang untuk nama lengkap, atau untuk nama produk bersama dengan deskripsi produk.
Jika Anda mengombinasikan lebih dari satu jenis informasi dalam sebuah bidang, sulit untuk mendapatkan kembali setiap fakta. Cobalah untuk memecah informasi ke dalam bagian logika; Misalnya, buat bidang terpisah untuk nama depan dan belakang, atau untuk nama produk, kategori, dan deskripsi.
Setelah Anda menyempurnakan kolom data dalam setiap tabel, Anda siap untuk memilih setiap kunci utama tabel. Setiap tabel harus menyertakan kolom atau kumpulan kolom yang secara unik mengidentifikasi setiap baris yang disimpan dalam tabel.
Ini sering kali merupakan nomor identifikasi unik, seperti nomor ID karyawan atau nomor seri. Dalam terminologi database, informasi ini disebut kunci utama tabel. Access menggunakan bidang utama untuk mengaitkan data dengan cepat dari beberapa tabel dan menyatukan data untuk Anda.
Jika Anda sudah memiliki pengidentifikasi unik untuk sebuah tabel, seperti nomor produk yang secara unik mengidentifikasi setiap produk dalam Katalog Anda, Anda bisa menggunakan pengidentifikasi tersebut sebagai kunci utama tabel-tapi hanya jika nilai dalam kolom ini akan selalu berbeda untuk setiap catatan. Anda tidak bisa memiliki nilai duplikat dalam kunci utama. Misalnya, jangan gunakan nama orang sebagai kunci utama, karena nama tidak unik. Anda dapat dengan mudah memiliki dua orang dengan nama yang sama dalam tabel yang sama.
Kunci utama harus selalu memiliki nilai. Jika nilai kolom bisa menjadi tidak ditetapkan atau tidak diketahui nilai yang hilang di beberapa titik, nilai tidak bisa digunakan sebagai komponen dalam kunci utama.
Anda harus selalu memilih kunci utama yang nilainya tidak akan berubah. Dalam database yang menggunakan lebih dari satu tabel, kunci utama tabel dapat digunakan sebagai referensi dalam tabel lain. Jika kunci utama berubah, perubahan juga harus diterapkan di mana-mana kunci dirujuk. Menggunakan kunci utama yang tidak akan mengubah kemungkinan bahwa kunci utama mungkin menjadi tidak sinkron dengan tabel lain yang mereferensikan.
Sering kali, bilangan unik sewenang-wenang digunakan sebagai kunci utama. Misalnya, Anda dapat menetapkan masing-masing urutan nomor pesanan yang unik. Satu-satunya tujuan nomor pesanan adalah untuk mengidentifikasi pesanan.
Setelah ditetapkan, tidak pernah berubah. Jika Anda tidak memiliki kolom atau kumpulan kolom yang mungkin membuat kunci utama yang baik, pertimbangkan untuk menggunakan kolom yang memiliki tipe data AutoNumber. Pengidentifikasi tersebut bersifat tidak terbatas; ini tidak berisi informasi faktual yang mendeskripsikan baris yang diwakilinya. Pengidentifikasi tanpa pengguna sangat ideal untuk digunakan sebagai kunci utama karena tidak berubah. Kunci utama yang berisi fakta tentang baris — nomor telepon atau nama pelanggan, misalnya — cenderung berubah, karena informasi faktual itu sendiri mungkin berubah.
Tidak ada dua id produk yang sama. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin menggunakan dua atau beberapa bidang yang bersama-sama, memberikan kunci utama tabel. Misalnya, tabel detail pesanan yang menyimpan item baris untuk pesanan akan menggunakan dua kolom dalam kunci utamanya: ID pesanan dan ID Produk. Saat kunci utama menggunakan lebih dari satu kolom, kunci utama juga disebut tombol komposit.
Sekarang Anda telah membagi informasi ke dalam tabel, Anda memerlukan cara untuk menyatukan informasi lagi dengan cara yang bermakna.
Misalnya, formulir berikut ini menyertakan informasi dari beberapa tabel. Access adalah sistem manajemen database relasional. Dalam database relasional, Anda membagi informasi Anda ke dalam tabel terpisah yang berbasis subjek. Anda kemudian menggunakan hubungan tabel untuk menyatukan informasi yang diperlukan. Pertimbangkan contoh ini: tabel pemasok dan produk dalam database pesanan produk.
Pemasok dapat memasok sejumlah produk. Ini mengikuti bahwa untuk setiap pemasok yang diwakili dalam tabel pemasok, ada banyak produk yang diwakilkan dalam tabel produk. Hubungan antara tabel pemasok dan tabel produk adalah, oleh karena itu, hubungan satu ke banyak. Untuk mewakili hubungan satu-ke-banyak di desain database Anda, ambil kunci utama pada sisi "satu" dari hubungan dan tambahkan sebagai kolom atau kolom tambahan ke tabel pada sisi "banyak" dari hubungan.
Dalam kasus ini, misalnya, Anda menambahkan kolom ID pemasok dari tabel pemasok ke tabel produk. Access dapat menggunakan nomor ID pemasok dalam tabel produk untuk menemukan pemasok yang tepat untuk setiap produk. Kolom ID pemasok dalam tabel produk disebut foreign key. Kunci asing adalah kunci utama tabel lain. Kolom ID pemasok dalam tabel produk adalah kunci asing karena juga merupakan kunci utama dalam tabel pemasok.
Anda menyediakan basis untuk bergabung dalam tabel terkait dengan menetapkan pasangan kunci utama dan kunci asing.
Jika Anda tidak yakin tabel mana yang harus berbagi kolom yang sama, mengidentifikasi hubungan satu ke banyak memastikan bahwa dua tabel yang terlibat akan, memang, memerlukan kolom bersama. Sebuah pesanan bisa berisi lebih dari satu produk. Di sisi lain, sebuah produk bisa muncul di banyak pesanan.
Karena itu, untuk tiap rekaman dalam tabel Pesanan, bisa terdapat banyak rekaman dalam tabel Produk. Dan untuk setiap rekaman dalam tabel produk, ada banyak rekaman di tabel pesanan. Namun, jika memiliki data di program lain yang ingin diimpor ke Access, Anda mungkin berpikir untuk membuat database tanpa menggunakan templat. Templat memiliki struktur data yang telah ditetapkan, dan mungkin memerlukan banyak usaha untuk menyesuaikan data yang sudah ada dengan struktur templat.
Jika ada database yang terbuka, pada tab File , klik Tutup. Tampilan Backstage akan menampilkan tab Baru. Sejumlah kumpulan templat tersedia di tab Baru , dan beberapa di antaranya disertakan dalam Access. Anda dapat mengunduh templat tambahan dari Office. Lihat bagian berikutnya dalam artikel ini untuk detailnya.
Access menyarankan nama file untuk database Anda di kotak nama file — Anda bisa mengubah nama file, jika menginginkannya. Untuk menyimpan database dalam folder yang berbeda dari yang ditampilkan di bawah kotak nama file, klik , telusuri ke folder tempat Anda ingin menyimpannya, lalu klik OK. Secara opsional, Anda dapat membuat dan menautkan database ke situs SharePoint. Access akan membuat database dari templat yang Anda pilih, lalu membuka database tersebut.
Untuk beberapa templat, formulir akan ditampilkan untuk mulai memasukkan data. Jika templat berisi data sampel, Anda dapat menghapus setiap data dengan mengklik pemilih data bilah atau kotak berbayang di sebelah kiri data , lalu lakukan hal berikut ini:.
Pada tab Beranda , dalam grup Data , klik Hapus. Untuk mulai memasukkan data, klik sel kosong pertama dalam formulir dan mulailah mengetik. Gunakan Panel Navigasi untuk menelusuri formulir atau laporan lain yang mungkin ingin digunakan. Beberapa templat menyertakan formulir navigasi yang memungkinkan Anda berpindah antar objek database yang berbeda. Untuk informasi selengkapnya tentang bekerja dengan templat, lihat artikel Menggunakan templat untuk membuat database desktop Access.
Jika tidak ingin menggunakan templat, Anda dapat membuat database dengan menyusun tabel, formulir, laporan, dan objek database lain sendiri.
Biasanya, hal ini melibatkan salah satu atau kedua hal berikut:. Memasukkan, menempelkan, atau mengimpor data ke tabel yang dibuat saat membuat database baru, lalu mengulangi proses dengan tabel baru yang dibuat dengan perintah Tabel pada tab Buat.
Klik tab File , klik Baru , lalu klik Database Kosong. Ketikkan nama file dalam kotak Nama File. Untuk mengubah lokasi file dari default, klik Telusuri lokasi untuk meletakkan database di samping kotak Nama File , telusuri ke lokasi baru, lalu klik OK. Access akan membuat database dengan tabel kosong bernama Tabel1, kemudian membuka Tabel1 dalam tampilan Lembar Data. Kursor diletakkan di sel kosong pertama dalam kolom Klik untuk Menambahkan. Mulailah mengetik untuk menambahkan data, atau tempelkan data dari sumber lain sebagaimana dijelaskan di bagian Menyalin data dari sumber lain ke dalam tabel Access.
Memasukkan data dalam tampilan Lembar Data dirancang sangat mirip dengan saat bekerja di lembar kerja Excel. Struktur tabel dibuat saat Anda memasukkan data. Ketika kolom baru ditambahkan ke lembar data, bidang baru akan ditetapkan dalam tabel. Access secara otomatis akan menetapkan tipe data setiap bidang, berdasarkan data yang dimasukkan. Jika tidak ingin memasukkan data dalam Tabel1 saat ini, klik Tutup. Jika Anda membuat perubahan pada tabel, Access akan meminta untuk menyimpan perubahan.
Klik Ya untuk menyimpan perubahan, klik Tidak untuk menghapusnya, atau klik Batal untuk membiarkan tabel terbuka. Tips: Access akan mencari file yang bernama Kosong. Jika ada, Kosongkan. Setiap konten di dalamnya diwariskan ke semua database kosong baru. Ini adalah cara yang bagus untuk mendistribusikan konten default, seperti nomor komponen atau sanggahan dan kebijakan perusahaan. Penting: Jika Anda menutup Tabel1 tanpa menyimpannya setidaknya satu kali, Access akan menghapus seluruh tabel meskipun data telah dimasukkan di dalamnya.
Anda dapat menambahkan tabel baru ke database yang sudah ada menggunakan perintah dalam grup Tabel pada tab Buat. Membuat tabel, dimulai dalam tampilan Lembar Data Dalam tampilan Lembar Data, Anda dapat langsung memasukkan data dan membiarkan Access membuat struktur tabel di balik layar.
Nama bidang ditetapkan secara numerik Bidang1, Bidang2, dan seterusnya , kemudian Access secara otomatis menentukan setiap tipe data bidang berdasarkan data yang dimasukkan.
Pada tab Buat , dalam grup Tabel , klik Tabel. Access akan membuat tabel dan memilih sel pertama yang kosong dalam kolom Klik untuk Menambahkan. Jika tidak menemukan jenis yang diinginkan, klik Bidang Lainnya. Access akan menampilkan daftar tipe bidang yang umum digunakan. Klik tipe bidang yang diinginkan, dan Access akan menambahkan bidang baru ke lembar data pada titik penyisipan. Anda dapat memindahkan bidang dengan menyeretnya.
Ketika menyeret bidang dalam lembar data, bilah penyisipan vertikal akan muncul di tempat bidang akan diletakkan. Untuk menambahkan data, mulailah mengetik dalam sel pertama yang kosong, atau tempelkan data dari sumber lain sebagaimana dijelaskan di bagian Menyalin data dari sumber lain ke dalam tabel Access.
Beri nama yang bermakna untuk setiap bidang sehingga Anda dapat mengetahui isinya saat melihatnya di panel Daftar Bidang. Untuk memindahkan kolom, klik judulnya untuk memilih kolom, lalu seret kolom ke lokasi yang diinginkan. Anda juga dapat memilih beberapa kolom yang berdekatan lalu menyeretnya ke lokasi baru secara bersamaan. Untuk memilih beberapa kolom yang berdekatan, klik header kolom pertama, lalu tekan dan tahan SHIFT sembari mengklik header kolom terakhir.
Membuat tabel, dimulai dalam tampilan Desain Dalam tampilan Desain, buat struktur tabel terlebih dahulu. Kemudian, alihkan ke tampilan Lembar Data untuk memasukkan data, atau masukkan data menggunakan metode lain seperti menempelkan atau mengimpor.
Pada tab Buat , dalam grup Tabel ,klik Desain Tabel. Untuk setiap bidang dalam tabel, ketikkan nama dalam kolom Nama Bidang , lalu pilih tipe data dari daftar Tipe Data. Jika diinginkan, ketikkan deskripsi untuk setiap bidang dalam kolom Deskripsi. Deskripsi lalu ditampilkan pada bilah status ketika kursor berada di bidang tersebut dalam tampilan Lembar Data. Deskripsi juga digunakan sebagai teks bilah status untuk setiap kontrol dalam formulir atau laporan yang dibuat dengan menyeret bidang dari panel Daftar Bidang , dan untuk kontrol apa pun yang dibuat untuk bidang tersebut saat menggunakan Panduan Formulir atau Panduan Laporan.
Anda dapat mulai mengetik data dalam tabel kapan saja dengan beralih ke tampilan Lembar Data dan mengklik sel kosong yang pertama. Anda juga dapat menempelkan data dari sumber lain sebagaimana dijelaskan di bagian Menyalin data dari sumber lain ke dalam tabel Access. Mengatur properti bidang dalam tampilan Desain Terlepas dari cara tabel dibuat, ada baiknya untuk memeriksa dan mengatur properti bidang.
Sementara beberapa properti tersedia dalam tampilan Lembar Data, beberapa properti hanya dapat diatur dalam tampilan Desain. Untuk melihat properti bidang, klik bidang dalam kisi desain.
Properti akan ditampilkan di bawah kisi desain, di bawah Properti Bidang. Untuk melihat deskripsi setiap properti bidang, klik properti dan baca deskripsi dalam kotak di samping daftar properti di bawah Properti Bidang.
Anda dapat memperoleh informasi yang lebih mendetail dengan mengklik tombol Bantuan. Untuk bidang Teks, properti ini mengatur jumlah maksimum karakter yang dapat disimpan dalam bidang. Maksimum adalah Untuk bidang Angka, properti ini mengatur tipe angka yang akan disimpan Bilangan Bulat Panjang, Ganda, dan seterusnya. Untuk penyimpanan data yang paling efisien, sebaiknya alokasikan ruang yang diperlukan data secukupnya.
Anda dapat menyesuaikan peningkatan nilainya nanti, jika kebutuhan berubah. Properti ini mengatur cara data ditampilkan. Data aktual tidak akan terpengaruh karena disimpan dalam bidang. Anda dapat memilih format yang sudah ditentukan atau memasukkan format kustom. Gunakan properti ini untuk menetapkan pola bagi semua data yang akan dimasukkan dalam bidang ini. Tindakan ini membantu memastikan bahwa semua data dimasukkan dengan benar dan berisi jumlah karakter yang diperlukan. Untuk bantuan tentang menyusun masker input, klik di sisi kanan kotak properti.
Gunakan properti ini untuk menentukan nilai default yang akan muncul dalam bidang ini setiap kali data baru ditambahkan. Properti ini mengatur apakah nilai diperlukan dalam bidang ini. Jika properti ini diatur ke Ya , Access tidak akan mengizinkan penambahan data baru kecuali ada nilai yang dimasukkan untuk bidang ini.
Jika saat ini data disimpan dalam program lain, seperti Excel, Anda dapat menyalin dan menempelkannya ke dalam tabel Access. Secara umum, cara ini berfungsi sangat baik jika data sudah dipisahkan ke dalam kolom, seperti dalam lembar kerja Excel. Jika data berada dalam program pemrosesan kata, lebih baik pisahkan kolom data menggunakan tab, atau ubah data menjadi tabel dalam program pemrosesan kata sebelum menyalin data.
Jika data memerlukan pengeditan atau manipulasi misalnya, memisahkan nama lengkap menjadi nama depan dan nama belakang , Anda mungkin ingin melakukan berikut ini sebelum menyalin data, terutama jika belum terbiasa dengan Access. Ketika menempelkan data ke tabel kosong, Access akan mengatur tipe data setiap bidang sesuai jenis data yang ditemukan di dalamnya.
Access memberi nama bidang tergantung pada hal yang ditemukan dalam baris pertama data yang ditempelkan. Jika tipe data yang ditempelkan pada baris pertama sama dengan baris berikutnya, Access akan menentukan bahwa baris pertama adalah bagian dari data dan menetapkan nama generik pada bidang tersebut F1, F2, dll. Jika baris pertama data yang ditempelkan tidak sama dengan baris berikutnya, Access akan menentukan bahwa baris pertama terdiri dari nama bidang.
Access memberi nama bidang dengan tepat dan tidak menyertakan baris pertama dalam data. Jika Access menetapkan nama bidang yang generik, ganti nama bidang segera untuk menghindari kebingungan. Gunakan prosedur berikut ini:. Dalam tampilan Lembar Data, klik ganda setiap judul kolom, lalu ketikkan nama bidang deskriptif untuk setiap kolom. Catatan: Anda juga dapat mengganti nama bidang dengan beralih ke tampilan Desain dan mengedit nama bidang dalam tampilan tersebut.
Untuk beralih kembali ke tampilan Lembar Data, klik ganda tabel di Panel Navigasi. Anda mungkin memiliki data yang disimpan di program lain, dan ingin mengimpor data tersebut ke dalam tabel baru atau menambahkannya ke tabel yang sudah ada di Access.
0コメント